OPTİMA MÜHENDİSLİK LTD. ŞTİ.

Özellikle tüketici beklentileri göz önüne alındığında ürünlerin kişiselleştirilmesi, fonksiyonel özelliklerinin artırılması gibi sebepler firmaları yeniliğe sürüklüyor. Öncelikle İnosuit projesine katılma fikri bir ihtiyaç olarak mı yoksa bir gereklilik olarak mı oluştu? Hangi etmenler katılmanızda etkili oldu?

Ankara'da OSTİM'de 2000 yılında Makine Mühendisi Tamer Ülgen tarafından 100 m²'de kurulmuş; 2017 itibariyle Ankara Başkent OSB'deki 18 000 m² alana oturan fabrikasında faaliyet gösteren, Orta Anadolu İhracatçılar Birliği (OAİB) üyesive 2016 yılında TOBB ve TEPAV tarafından düzenlenen “Türkiyenin Hızla Büyüyen 100 Şirketi” yarışmasında 65. olan OPTİMA Mühendislik Ltd. Şti.'nin (OPTİMA) kendi bünyesinde yerli imkanlarla tasarladığı, ürettiği ve 46 ülkeye ihraç ettiği “Yüksek Güvenlikli Geçiş Sistemleri” (hidrolik anti terror bariyerleri) özellikle Ortadoğu Bölgesi'nde tanınan, güvenilir ve aranan bir Türkiye Markası olarak dış pazarda yerini almıştır.

OPTİMA büyürken, ARGE faaliyetlerinin öneminin farkına varıp, 2008 yılında oluşturduğu bir ARGE projesi için TUBİTAK 1507 ARGE Desteği'ni almış ve başarıyla tamamlamıştır. Daha sonraki yıllarda devletin KOBİ'lere sunduğu desteklerden yararlanmayı kendine hedef edinmiş, KOSGEB, Ankara Kalkınma Ajansı, Türkiye İhracatçılar Merkezi (TİM) OAİB, Ekonomi Bakanlığı vb. Devlet kurumlarının sağladığı çeşitli hibe, destek, program ve teşviklerinden yararlanmaya devam etmiştir.

Katma değerli ihracatın artırılması için şirketlerin AR-GE, İnovasyon, Tasarım ve Markalaşma çalışmalarına destek vermek amacıyla, TİM ve Sabancı Üniversitesi İnovent Şirketi tarafından “İnovasyon Odaklı Mentörlük Projesi-İnosuit” geliştirilmiştir. OPTİMA geçen yıl (2016) Mayıs ayında bu proje kapsamında İhracatçı Birliği Üyesi 100 şirkete destek verileceğinden, KOBİ'lere gönderilen TİM Bülteni içeriği ve daha sonra Dünya Gazetesi'nin 23 Haziran 2016 sayısındaki “100 Şirkete İnovasyon Odaklı Mentörlük” adlı yazısı sayesinde haberdar olmuş ve projeye katılmak konusunda büyük bir heyecan duymuştur.

Kurumsallaşma yolunda ilerleyen OPTİMA, Üniversite-Sanayi İşbirliği konusunda da adımlar atmasının zamanının geldiğine inandığından, 11 aylık proje adımları ve potansiyel proje çıktıları net ve iyi kurgulanmış, %50 eş finansman modeline sahip İnosuit Proje'sine katılmak için 2016 Haziran sonunda projeye başvurmuş ve 100 Şirketten biri olarak seçilmiştir.

Projeye bizzat kendileri başvuran OPTİMA Yöneticileri, daha önceki yıllarda kurumsallaşma ile ilgili şirket dışından aldıkları küçük ölçekli danışmanlık hizmetlerinin şirkete faydasını gördüğünden, proje kapsamında üniversiteden şirketle eşleştirilecek sanayi deneyimli, tecrübeli, bilimsel altyapısı kuvvetli, inovasyon alanında çalışan akademisyen bir mentörün OPTİMA'da pozitif yönde değişim yaratacağına inanmıştır. Eş finansman modelinin Tim ve İhracatçı Birlikleri tarafından şirketlere sunuluyor olması da OPTİMA'nın projeye katılma isteğini perçinlemiştir.

İnosuit projesi dahilinde yaptığınız değerlendirmeler sonrası çalışanlarınızın ve sizin inovasyona yaklaşımınızda nasıl bir değişim gözlendi? Nasıl katkılar sağladı bu proje size?

OPTİMA Yöneticileri olarak başlangıçta bizim de İnosuit Projesi'nin tam olarak ne olduğunu anlamamız ve projeyi içimize sindirebilmemiz için, bize proje kapsamında mentör olarak atanmış olan Çankaya Üniversitesi Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Selçuk Geçim hocamızla ve Çankaya Üniversitesi Teknoloji Transfer Ofisi (TTO) Müdürü Endüstri Yük. Müh. Tankut Aslantaş'la yapmış olduğumuz haftalık düzenli toplantılar çok faydalı oldu.

Mentörlerimiz, projenin yürütülmesi konusunda gayet bilgili olduklarından, bizim kafamızda kalan soru işaretlerini sabırla giderip bize yol gösterdiler. OPTİMA'yı yakından tanımaya gayret ettiler, şirketimizi benimsediler. Ekim 2016'dan beri yaptığımız düzenli haftalık toplantılar, şirkette bir alışkanlık, bir disiplin yarattı.

OPTİMA çalışanlarına da proje başladıktan bir süre sonra bilgilendirme yaptık. Şirket çalışanlarımızın bu projeden haberdar olması, projede yapılacak olanları benimsemesi, yardımcı bir tavır göstermeleri bizler için çok önemliydi. Zamanla projenin ilerleyen aşamalarında onların da işin içine daha çok girmeye başlamalarıyla, şirletimizde başlayan inovasyon odaklı değişime, yenileşmeye, gelişmeye ve kurumsallaşmaya daha heyecanla katkı vermeye başladığını gözlemledik. İleriki dönemlerde bu projenin inovasyon konusunda OPTİMA'ya vermiş olduğu ivmenin devam etmesini ümid ediyoruz.

Kurumsal inovasyon sisteminin kurulması ve sürdürülebilirliğinin sağlanması adına mentörlerimizden destek aldığımız İnosuit bu projenin OPTİMA'ya 8 ay boyunca nasıl katkılar sağladığına gelince şöyle bir özet yapabiliriz:

1. Öncelikle “İnovasyon Karnesi” ile Mevcut Durum Analizimizi ortaya çıkardık. Böylece şirketimizin Türkiye'nin İnovasyon Ekosistemi'ndeki yerini görme şansını elde ettik.
2. Sonrasında mentörlerimiz eşliğinde İnovasyon Eğitimi ve Kurumsal Bilgi Notu ile gerek projeden gerekse inovasyon kavramından firma çalışanlarımızın haberdar olmasını sağladık.
3. Mevcut Durum Analizimizde ortaya çıkan gelişmeye ihtiyaç duyduğumuz bölüm ve birimlerimizi kapsayacak şekilde İnovasyon Stratejimizi hazırladık.
4. Bu stratejiye referans verecek, OPTİMA'nın 2023'e kadar tasarlayacağı ve üreteceği ürünleri kapsayacak biçimde “Teknolojik Yol Haritası”nı ortaya koyduk.
5. İnovasyon faaliyet ve projelerinin nasıl yürütülmesi gerektiğine ilişkin süreci tanımlayan İnovasyon Yönergesini hazırladık.
6. Şirket beyaz yakalı personelinin yanında mavi yakalı personelden de katılım sağlanan İnovasyon Komitesini oluşturduk ve ayda bir toplanıp inovasyon projelerini değerlendirmek üzere yetkilendirdik. Şirkete ait bir İnovasyon Kütüphanesi de oluşmaya başladı.
7. İnovasyon Kavramını şirketin tüm unsurlarına yaygınlaştırmak adına İnsan Kaynakları Sistemimizi ilk defa bu proje ile oluşturduk. İnovasyon bakış açısıyla iş tanımlarımızı, iş gereklerimizi, organizasyon şemamızı ve işe alım prosedürlerimizi revize ettik. İhtiyaç duyduğumuz insan kaynaklarına yönelik alanlarda, mentörlerimizin de önerileri ile geçmiş sanayi tecrübesi olan bir İnsan Kaynakları uzmanından yarı zamanlı danışmanlık aldık. Böylece tüm bu süreçler, prosedürler ve dokümantasyon OPTİMA'ya özel oluşturuldu.
8. İnoSuit Projesinin önemli gördüğümüz kazanımlarından bir tanesi hali hazırda var olan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemimizi “Kurumsal İnovasyon Sistemi” bakış açısıyla revize etmemiz ve Şubat ayı içerisinde yenilenmiş belgemizi almamız oldu. Artık kaliteli ürün ve hizmet sunma vizyonumuzla inovasyon algımızın da örtüştüğü bir belgelendirme sistemine sahibiz.
9. Çankaya Üniversitesi TTO'nun ve Yetkin Patent Danışmanlık Ltd. Şti'nin desteğiyle İnoSuit kapsamında 2 adet patent başvurumuz gerçekleşti. Şu anda tarifnamesinin yazıldığı 3 adet patent başvurumuz da yolda. Bu patentlerden bir tanesi ile ilgili TÜBİTAK 1507 programına Ar-Ge Proje başvurumuz gerçekleşecek. Daha öncesinde TÜBİTAK, KOSGEB, Kalkınma Ajansı gibi kurumların desteğiyle proje yürütmüş olsak da, inovasyon kurgusu ve ön hazırlığı ile fikri hakları elimizde olan ve gittiğimiz uluslararası fuarlarda tanıtımını güvenle yapabildiğimiz nitelikli projelerin de İnoSuit ile gündemimize girdiğini söyleyebiliriz.
10. OPTİMA'da Ürün Geliştirme (ÜRGE) Laboratuvarı kurduk. Tasarladığımız ürünlerin prototiplerinin bazı testlerini, bu laboratuvarda yapmaya başladık.
11. TİM ve Sistem Global Danışmanlık Firması'nın cesaretlendirmesi ve destekleriyle Tasarım Merkezi olmak için yaptığımız başvurumuz, 18 Temmuz 2017 itibariyle T.C. Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından onaylanmış ve Türkiye'nin 65. Tasarım Merkezi olarak belge almıştır.

İnovasyon bilinmez ve korkutucu bir kavram olarak görülüyor. Firmanızda, inovasyon gerçekleştirme sürecinde bu kavramları destekler nitelikte bir durum ile karşılaştınız mı?

Projeye başlarken şirketimiz çalışanları arasında inovasyon kavramı ile ilgili ortak bir dilin olmaması nedeniyle farklı anlayışlar vardı. Projenin başlarında mentörlerimizin şirket çalışanlarına İnovasyon, Ar-Ge, Patent, Marka Tescil, Faydalı Model gibi kavramlarla ilgili yapmış oldukları ilgili yapmış olduğu bilgilendirmeler ve sunumlar sayesinde, bu kavramlar şirketin kurumsal kimliğine hızla yerleşmeye başladı.

İnoSuit Projesi kapsamında OPTİMA'daki projelerin üstünde stratejik kararlar alabilen ve uygulayabilen, şirketin varlığının olmazsa olmazı olarak gördüğümüz ürün geliştirme projelerinin sayısının arttırılmasına yönelik faaliyetlerde bulunulmuştur. Bunun birinci adımı TİM ve Sistem Global Ltd. desteğiyle ilkbaharda başvuruda bulunduğumuz Tasarım Merkezi'dir. T.C. Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı'ndan 18 Temmuz 2017'de Tasarım Merkezi Belgesini almamızın ardından, OPTİMA'nınn mevcut projelerinin daha nitelikli biçimde yürütülmesini, firmanın ticarileşme portföyünde olan patent sayısının ve niteliğinin artmasını ve tasarım odaklı projelere odaklanılmasını sağlamış olacağız.

İkinci olarak İnoSuit projesinin bize getirdiği bakış açısıyla, hızlı prototipleme ve test süreçlerimizi yönettiğimiz Ür-Ge Laboratuvarımızı kurmanın haklı gururunu yaşıyoruz. Sıkça duyduğumuz, haberlerde denk geldiğimiz Arçelik firmasında var olan Garaj Atölyesini biz de kendi bünyemizde oluşturmuş olduk. Tasarım Mühendislerimiz ve teknikerlerimiz yeni ürün geliştirmek için ihtiyaç duydukları altyapıyı buradan temin ederken 2023'e kadar üretme hedefini ortaya koyduğumuz ürün gamını da anlık olarak tabelalardan görebilmekteler. Bu da, firmanın hedefleri doğrultusunda tasarımlar ve prototipler çıkarmak adına onları yönlendiriyor. Ön tasarımı tamamlanan prototipler, burada test edildikten sonra uygunluk alabilenleri patent başvurusunda bulunduktan sonra doğrudan ticarileştiriyoruz. Yani bir çalışan hayal ettiği ürünü gönül rahatlığıyla ete kemiğe büründürebiliyor bu laboratuvarımızda. Bu hem kendilerinin çalışma performanslarını olumlu yönde etkilerken hem de şirkete olan bağlılıklarını da arttırıyor.

Son olarak İnoSuit projesiyle hayata geçirdiğimiz projelerimizi, Orta Anadolu İhracatçılar Birliğinin desteğiyle uluslararası standartlarda İngiltere'deki merkezde PAS 68:2010 standardında çarpma testlerine tabi tutuyoruz. Ürünlerimizin yüzde 99'unu ihraç eden bir firma olarak müşterilerimizin talep ettikleri standartları karşılamak bizim için çok önemli. Bu testlerle birlikte ürünlerimizi uluslararası alanda güvenlik sektöründe tescil ettirmiş oluyoruz.

İnovasyona bakış açınızı İnoSuit'den önce İnoSuit'den sonra olarak ayırsak, neler söylersiniz?

İnosuit projesinden önce, inovasyon kavramının bu kadar çeşitli tarz ve düzeylerinin olacağını bilmiyorduk. Ürünlerde, süreçlerde, organizasyonel yapılanmalarda ve pazarlama faaliyetlerinde inovasyonun nasıl yapılabileceğine dair mentörlerimizin yönlendirmeleri sayesinde ufkumuz genişledi. İnosuit projesini OPTİMA'da yürütürken gördük ki, aslında küçük büyük her şirketin kurumsallaşma yolunda daha da ilerleyebilmesi, katma değerli ihracatını artırabilmesi ve çeşitlendirebilmesi adına kendi çalışma alanında ve kendi ihtiyaçlarına göre atabileceği çeşitli küçük adımlar var.

Yukarıdaki kısımlarda belirttiğimiz şirketimizdeki iyileştirmelere ek olarak belki tek bir cümlede şöyle özetleyebiliriz: “İnoSuit projesi OPTİMA'da inovasyon ve yenilikçilik ikliminin yerleşmesini ve sürdürülebilir hale gelmesini sağlamıştır.”

Bu proje ile elde ettiğiniz edinim hemen kendini hissettiriyor mu?

İnoSuit kapsamında 2 adet projemizin ticarileşmesini sağladık. Öncelikle uluslararası güvenlik fuarlarında katıldığımızdan dolayı Çankaya Üniversitesi TTO ve Yetkin Patent Danışmanlık Ltd. Şti desteğiyle güvenlik çiti ve mantar bariyer sistemlerimizin patent başvurularını gerçekleştirdik. Daha sonrasında Dubai başta olmak üzere Ortadoğu pazarındaki hedef kitlemize ulaşmak adına fuarlarda bu iki ürünümüzü sergiledik ve nihai olarak müşteriye ulaşmasını sağladık. Prototip üretim, test süreci, patent başvurusu, üretim süreci ve ticarileşme döngüsünün İnoSuit projesiyle sınırlı kalmayacağını ve bir kültür olarak firmamızda iyi örnek uygulamalarının artarak çoğalacağını düşünüyoruz.

İnosuit projesi ile üniversite-sanayi işbirliğine bakışınız değişti mi?

Genelde Türkiye'deki üniversitelerin sanayinin hergün hızlı bir şekilde çözmek zorunda olduğu gerçek problemlerinin farkında olmaması, üniversitede verilen eğitimin çoğunlukla teorik ve bilimsel olması, pratik olmaması, akademisyenlerle ilgili sanayideki önyargılar (işin uzaması, akademisyenin problemi zamanında ve istenilen gibi çözebileceğine inanmamak, yüksek maliyetli danışmanlık bedelleri, döner sermaye ile iş yapmanın zorluğu, vb.), özel sektör ve devlet bürokrasisinin çatışması gibi etkenler bizce sanayicinin akademisyenlerden ve üniversitelerden uzak durmasına neden oluyor. OPTİMA zaman zaman çeşitli problemlerine çözüm için üniversite ile işbirliği yapmak istemiş olsa da, bu projeye kadar bu işbirliği tam anlamıyla gerçekleşememişti.

İnosuit projesi sayesinde sanayinin beklentilerini karşılayabilecek, şirketlerin yaşadığı idari, teknik ve mali zorlukları anlayabilecek ve hissedebilecek, şirketlerin karşılaştığı problemlere sıkıntılar kısa sürede pratik, optimum, bilimsel çözümler getirebilecek tecrübe, kafa yapısı, bilgi birikimine sahip, şirketle iyi ilişkiler kurabilecek, dünya vizyonu olan, sanayide de çalışmalar yürütmüş akademisyen kökenli mentörlerle üniversite sanayi işbirliğinin olabileceğini; hatta çok da keyifli, olumlu ve verimli olabileceğini tecrübe ettik.

Ayrıca 2016-2017 Eğitim yılı 2 dönemi boyunca, Çankaya Üniversitesi'nin Endüstri Müh ve Makine Müh 4. Sınıf öğrencileri, dersi veren akademisyen hocalarla beraber OPTİMA'da Bitirme Projelerini yürüttüler. OPTİMA'nın belirlediği problemlere spesifik çözüm bulan bu projeler sayesinde de üni-sanayi işbirliği pekişmiş oldu; hem de genç mühendis aday gençlerle çalışma fırsatı bulduk.

Firmalar bu projeyi neden tercih etmeli? İnosuit projesi firmalara ne kazandırır?

İnoSuit projesinin etkilerini daha projenin yürütülmesi esnasında gören bir firma olarak, başvuru yapacak firmalara ve firmaların yöneticilerine şöyle bir tavsiyemiz olabilir. Eğer değişim ve dönüşümün gücüne inanıyorsanız, çok değil hareket alanı oluşturacak büyüklükte bir sermayeniz varsa ve en önemlisi kuluçka vaktinin geldiğine inanıyorsanız muhakkak bu programa başvurun. TİM'in desteğini, güvencesini arkanızda hissederek, 11 ayı hafta hafta belli, çıktıları belli ulusal bir projede diğer seçilmiş ihracatçı şirketlerle beraber yol aldığınızı hissetmek bizce müthiş!

Yeni ve yaratıcı fikirlerin ortaya çıkması, inovasyonun temel dayanağı. Bu fikirlerin çıkması için dışarıdan bir göz kadar içerideki fikirlere de önem veriyor musunuz? Firmanızda çalışan herkesin fikirlerini dinleme ve değerlendirme konusunda bir çalışmanız var mı?

İnosuit projesi kapsamında, şirkette İnovasyon Komitesi oluşturduk. Şirket beyaz yakalı personelinin yanında mavi yakalı personelin de katılım sağladığı bu komite, ayda bir toplanıp inovasyon projelerini değerlendirmek üzere yetkilendirildi. Ayrıca şirket yöneticilerinin de katıldığı haftalık düzenli yapılan toplantılara ek, ÜRGE toplantıları da başladı. Bizim için şirketteki herkesin fikrini duyabilmemiz çok önemli.